Jak często należy sprzątać biuro? Harmonogram dla firm

Dlaczego regularne sprzątanie biura jest tak ważne?

Zanim przejdziemy do konkretnych harmonogramów, warto zrozumieć, dlaczego regularne sprzątanie biura jest kluczowe dla funkcjonowania firmy:

• Zdrowie pracowników – czyste biuro to mniej zarazków, bakterii i alergenów, co przekłada się na mniejszą liczbę zwolnień chorobowych.
• Produktywność – badania pokazują, że pracownicy pracujący w czystym i uporządkowanym otoczeniu są bardziej efektywni i lepiej skoncentrowani.
• Wizerunek firmy – brudne biuro może zniechęcić potencjalnych klientów i partnerów biznesowych.
• Trwałość wyposażenia – regularne czyszczenie przedłuża żywotność mebli, dywanów i sprzętu biurowego.
• Bezpieczeństwo – czyste podłogi to mniejsze ryzyko poślizgnięć i upadków.

Czynniki wpływające na częstotliwość sprzątania biura

Nie istnieje uniwersalny harmonogram sprzątania, który pasowałby do każdego biura. Częstotliwość czyszczenia powinna być dostosowana do specyfiki danej przestrzeni. Oto czynniki, które warto wziąć pod uwagę:

• Wielkość biura – większe powierzchnie mogą wymagać częstszego sprzątania lub dłuższego czasu na wykonanie prac.
• Liczba pracowników – im więcej osób korzysta z przestrzeni, tym częściej powinna być ona sprzątana.
• Rodzaj działalności – biura, w których przyjmowani są klienci, powinny być sprzątane częściej niż te, które służą tylko pracownikom.
• Rodzaj powierzchni – różne materiały (dywany, drewno, szkło) wymagają różnych metod i częstotliwości czyszczenia.
• Pora roku – w okresach deszczowych lub zimowych częściej wnoszone jest błoto i wilgoć, co może wymagać częstszego sprzątania.
• Specyficzne wymagania branży – np. gabinety lekarskie czy laboratoria wymagają znacznie częstszego i dokładniejszego sprzątania niż standardowe biura.

Codzienny harmonogram sprzątania biura

Codzienne czynności porządkowe powinny koncentrować się na najbardziej używanych obszarach i powierzchniach, które najszybciej się brudzą:

• Opróżnianie koszy na śmieci i wymiana worków.
• Odkurzanie i/lub zamiatanie podłóg w obszarach o dużym natężeniu ruchu (recepcja, korytarze, kuchnia).
• Przetarcie najbardziej dotykanych powierzchni – klamek, przełączników światła, telefonów, klawiatury, myszki.
• Czyszczenie i dezynfekcja toalet – muszli, umywalek, luster, dozowników mydła, uzupełnianie papieru toaletowego i ręczników papierowych.
• Sprzątanie kuchni/pomieszczenia socjalnego – wytarcie blatów, umycie naczyń, sprawdzenie czystości lodówki i mikrofalówki.
• Przetarcie stołów w salach konferencyjnych przed i po spotkaniach.

W mniejszych biurach, gdzie pracuje niewiele osób, niektóre z tych zadań można wykonywać co drugi dzień, ale toalety i kuchnia powinny być sprzątane codziennie.

Tygodniowy harmonogram sprzątania biura

Raz w tygodniu warto przeprowadzić nieco bardziej gruntowne sprzątanie, które obejmie:

• Dokładne odkurzanie wszystkich dywanów i wykładzin, także pod biurkami i meblami.
• Mycie podłóg na całej powierzchni biura.
• Przetarcie mebli – biurek, szaf, półek, krzeseł.
• Mycie zewnętrznych powierzchni urządzeń biurowych – drukarek, kopiarek, skanerów.
• Dokładne czyszczenie kuchni – lodówki (usunięcie przeterminowanych produktów), mikrofalówki, ekspresu do kawy.
• Mycie drzwi i ram drzwiowych, szczególnie w okolicach klamek.
• Usunięcie odcisków palców z przeszklonych powierzchni – drzwi, przegród, witryn.

Warto ustalić stały dzień na cotygodniowe sprzątanie – najlepiej piątek po południu lub weekend, gdy w biurze jest najmniej pracowników.

Miesięczny harmonogram sprzątania biura

Raz w miesiącu należy przeprowadzić bardziej specjalistyczne czyszczenie:

• Mycie wewnętrznych szyb okiennych.
• Czyszczenie żaluzji, rolet lub zasłon.
• Odkurzanie tapicerki meblowej – foteli, sof, krzeseł biurowych.
• Mycie kaloryferów i klimatyzatorów, czyszczenie lub wymiana filtrów.
• Odkurzanie trudno dostępnych miejsc – pod szafkami, za meblami.
• Czyszczenie lamp i opraw oświetleniowych z kurzu.
• Odkamienianie urządzeń wodnych – czajników, ekspresów do kawy.
• Mycie lodówki od wewnątrz.

Te bardziej czasochłonne zadania najlepiej wykonywać w dni wolne od pracy lub po godzinach pracy biura.

Kwartalne i półroczne zadania sprzątające

Co kilka miesięcy warto zlecić profesjonalnej firmie wykonanie bardziej specjalistycznych usług:

• Pranie wykładzin i dywanów (co 3-6 miesięcy, w zależności od natężenia ruchu).
• Mycie zewnętrznych okien (co 3-4 miesiące, częściej w obszarach miejskich).
• Czyszczenie parowe tapicerki meblowej (co 6 miesięcy).
• Polerowanie twardych podłóg (co 3-6 miesięcy).
• Czyszczenie i dezynfekcja kanałów wentylacyjnych (co 6-12 miesięcy).
• Mycie elewacji i fasad szklanych (co 6-12 miesięcy).

Te prace warto zaplanować z wyprzedzeniem i uwzględnić w budżecie firmy.

Specjalne wydarzenia wymagające dodatkowego sprzątania

Oprócz regularnego harmonogramu, niektóre sytuacje mogą wymagać dodatkowego, specjalnego sprzątania:

• Po remoncie lub przeprowadzce – gruntowne czyszczenie wszystkich powierzchni.
• Przed ważnymi spotkaniami biznesowymi – dodatkowe odświeżenie przestrzeni reprezentacyjnych.
• Po przyjęciach firmowych lub wydarzeniach integracyjnych.
• W okresie zwiększonej zachorowalności (sezon grypowy) – częstsza dezynfekcja powierzchni dotykowych.
• Po zalaniu, pożarze lub innych zdarzeniach losowych.

Jak zorganizować sprzątanie biura?

Istnieją trzy główne podejścia do organizacji sprzątania biura:

1. Własny personel sprzątający

Zalety: bezpośrednia kontrola, elastyczność, znajomość specyfiki firmy.
Wady: koszty zatrudnienia, konieczność zarządzania dodatkowym personelem, wydatki na sprzęt i środki czystości.

To rozwiązanie sprawdza się głównie w dużych firmach z rozbudowaną infrastrukturą.

2. Outsourcing usług sprzątających (firma zewnętrzna)

Zalety: profesjonalizm, specjalistyczny sprzęt, brak kosztów zatrudnienia, elastyczne umowy.
Wady: wyższy koszt usługi, mniejsza kontrola nad personelem.

To najczęściej wybierane rozwiązanie, które pozwala skupić się na podstawowej działalności firmy.

3. Rozwiązanie mieszane

Codzienne, podstawowe sprzątanie wykonywane przez pracowników firmy, a bardziej specjalistyczne usługi (np. mycie okien, pranie wykładzin) zlecane firmom zewnętrznym.

To dobre rozwiązanie dla małych firm z ograniczonym budżetem.

Jak wybrać profesjonalną firmę sprzątającą?

Jeśli zdecydujesz się na outsourcing usług sprzątających, warto zwrócić uwagę na następujące kryteria przy wyborze firmy:

• Doświadczenie i referencje – sprawdź, jak długo firma działa na rynku i poproś o referencje od innych klientów.
• Zakres usług – upewnij się, że firma oferuje wszystkie potrzebne Ci usługi.
• Elastyczność – możliwość dostosowania harmonogramu do specyfiki Twojej firmy.
• Ubezpieczenie i licencje – firma powinna posiadać odpowiednie ubezpieczenie OC i wymagane licencje.
• Używane środki czystości – czy są bezpieczne dla zdrowia i przyjazne dla środowiska.
• Sprzęt – profesjonalny i nowoczesny sprzęt to gwarancja dobrej jakości usług.
• Polityka poufności – pracownicy będą mieli dostęp do Twoich biur, więc ważne jest, aby firma miała jasno określone zasady poufności.